viarc

Vi-Arc

Vi-Arc è un sistema di gestione documentale innovativo.
	Vi-Arc permette l’archiviazione, in formato elettronico, dei Vostri documenti cartacei, dei Vostri files di testo, i fogli elettronici, i files pdf, le immagini, o tutti gli altri formati di files, e di qualsiasi unione (collezione) degli stessi.

Vi-Arc permette di archiviare, con la stessa semplicità, immagini catturate da uno scanner o provenienti da una web-cam, oppure files in qualsiasi formato, anche mescolati tra loro. Vi-Arc è completamente indipendente dal formato in cui i Vostri documenti si presentano, ma, grazie ad una completa integrazione con il sistema operativo, è in grado di aprire, visualizzare, modificare e stampare tutti i formati supportati dal sistema operativo.

	Ogni "documento" archiviato si compone di un titolo, un testo di descrizione, un elenco di destinazioni (una o più specifiche posizioni nell’archivio, uno o più altri utenti, uno o più indirizzi di posta elettronica, uno o più numeri di fax), e di una collezione di files e/o immagini, anche in formati differenti e non uniformi. Inoltre, ad ogni singolo file può essere associato un testo di commento.

Vi-Arc permette di visualizzare direttamente tutti i files componenti il documento, in qualsiasi formato (riconosciuto dal sistema operativo) essi si trovino, direttamente dall’interno del programma, ed all'occorrenza di modificarli senza la necessità di scaricare il file in locale, utilizzare il programma appropriato e reinserire il file in archivio. Tutte le operazioni di gestione di un documento possono essere effettuate direttamente dall'interno di Vi-Arc.

L’archivio dei documenti è organizzato in un sistema ad albero, con cartelle personali e cartelle comuni. Gli accessi di consultazione, modifica, e cancellazione di documenti nelle cartelle comuni sono regolamentati da specifici permessi. Ad ogni utente autorizzato sono associabili specifici permessi di scrittura, consultazione, modifica e cancellazione.

	La sicurezza dei documenti è doppiamente garantita dal sistema di certificazione degli utenti e dal sistema di permessi.

	Vi-Arc integra una funzione di indicizzazione dei documenti. L'indicizzatore è in grado di esaminare il contenuto dei principali formati di files di testo (compresi i formati Office), dei files pdf, e dei fogli elettronici Excel, e permette di effettuare la ricerca di uno specifico documento su qualsiasi campo che lo compone, e anche basandosi sul contenuto dei files inclusi (ricerca full-text).

	Vi-Arc integra una funzione di gestione FAX. Collegando Vi-Arc FaxServer alla linea telefonica, ogni utente di Vi-Arc è in grado di inviare un documento direttamente per fax, da qualsiasi postazione si trovi. Vi-Arc è anche in grado di ricevere ogni fax in arrivo, ovvero in ingresso, che viene inoltrato direttamente (ma sotto controllo) all’utente destinatario. Il fax ricevuto può visualizzato e stampato, da qualsiasi postazione. Ogni fax inviato o ricevuto viene automaticamente archiviato e catalogato.

	Vi-Arc integra una funzione di invio di posta elettronica: Ogni utente di Vi-Arc è in grado di inviare un documento direttamente per posta elettronica.

Allo scopo di permettere il tracciamento ed il controllo delle modifiche effettuate ad un documento, ed a semplificare sensibilmente le problematiche di lavoro di gruppo, Vi-Arc utilizza un sistema di gestione delle "versioni" del documento: la modifica di un documento inserito in archivio genera una nuova versione, che si aggiunge alla versione precedente. Le versioni di uno specifico documento presenti sono sempre accessibili in modo immediato.

Vi-Arc permette di associare ad ogni documento una "scadenza", ovvero una data/ora (anche a distanza di anni) in cui l’utente verrà avvisato del fatto che il documento merita attenzione.

	Ad ogni documento può essere associato un "agente", che si occuperà di verificare se il documento è stato letto, oppure modificato, da un altro utente.

	Ogni documento archiviato può essere sottoposto ad un processo di approvazione a più passi. Solo i documenti visionati ed approvati verranno resi effettivamente accessibili.

Vi-Arc può processare i Vostri Spool files, generati dal Vostro applicativo gestionali (fatture, buste paga, libro giornale, registri IVA...), e unirli con l'immagine del modello prefincato su cui questi vengono stampati. Potrete definire dei "campi di estrazione" su cui fare le Vostre ricerche, anche a distanza di anni. Vi-Arc visualizzerà il vostro spool di stampa, come era stato stampato in origine (anche se avete cambiato logo aziendale o tipografia...).

Vi-Arc permette di creare dei semplici "promemoria", ovvero dei piccoli "rettangoli" colorati che hanno la proprietà di rimanere sempre in primo piano, anche quando Vi-Arc è minimizzato, ed anche quando sono presenti altri programmi a pieno schermo.

	Vi-Arc permette di "intercettare" le stampe generate da qualsiasi programma presente sul Vostro calcolatore. Ogni stampa catturata verrà convertita in un file nel formato universale pdf, e potrà essere archiviata.

Ogni documento archiviato può venire in ogni momento ricercato, visualizzato, stampato, modificato, inoltrato o cancellato, sempre comunque in modo "sicuro", in quanto tutte le operazioni effettuate sui documenti archiviati sono subordinate agli specifici permessi assegnati all’Utente.

	Il lavoro di gruppo e la gestione di documenti comuni risulta drasticamente semplificata.

Vi-Arc è progettato e realizzato per funzionare in un sistema di rete. Tutti i documenti vengono archiviati in un computer specifico, il "server", che si occupa di gestire gli accessi al sistema, di inviare i documenti richiesti, di effettuare le ricerche, di gestire i fax, di indicizzare i files, di controllare gli agenti, le scadenze, eccetera.

	L'accesso ai servizi avviene attraverso un'applicativo estremamente veloce ed efficiente, realizzato appositamente, ma Vi-Arc integra anche un sistema di accesso WEB, che Vi permetterà di accedere ai servizi mediante l'utilizzo di un comune web-browser.

Gli utenti possono effettuare l’accesso da qualsiasi calcolatore presente nella rete, in quanto ogni utente viene identificato dal suo identificativo. Anche un utente remoto (se autorizzato) può avere accesso al sistema, e quindi consultare o inserire documenti archiviati, così come leggere i propri fax, inviare nuovi fax eccetera; è sufficiente per lui avere accesso alla rete. Vi-Arc è "modulare", e può esser configurato sia per piccole realtà che per realtà più importanti, e può comunque sempre crescere con la crescita della Vostra azienda. Vi-Arc si adatta comunque anche a piccole realtà. Vi-Arc permette di archiviare i vostri documenti cartacei (memorizzandone l’immagine) e i Vostri files in modo centralizzato e controllato, salvaguardandone la sicurezza, garantendone la reperibilità, regolandone la visibilità, e donandone stabilità nel tempo. Vi-Arc è estremamente potente, pur essendo di utilizzo molto semplice. Cliccate qua per scaricare la Brochure Nel caso di realtà molto piccole, esiste una versione di Vi-Arc con un set ridotto di funzionalità